Automatická fakturace

Objednávka

V systému jsou definovány dlouhodobé (trvalé) objednávky které obsahují kromě obchodních údajů odběratele také položky určené k pravidelné fakturaci.

V každé objednávce je mimo jiné specifikováno:

Typ vystavované faktury - Systém umí vystavovat jak Faktury-Daňové doklady, tak i Proforma faktury (daňový doklad je vystaven automaticky po úhradě Proforma faktury)

Fakturační perioda- Definuje v jakých intervalech budou faktury vystavovány (týden, měsíc, kvartál, pololetí, rok)

Datum první fakturace - Datum první fakturace určuje ve kterém kalendářním dnu v násleujících obdobích bude fakturace probíhat.

Uplynulé nebo aktuální období - Faktury mohou být vystavovány za uplynulé období (např. 5.2. za leden) s uvedením data uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) v poslední den fakturovaného období (31.1.) nebo mohou být faktury určeny pro aktuální období, pak je DUZP shodné s datem vystavení faktury.

Schvalování faktur - Volba schvalování faktur umožňuje zaslání informačního e-mailu několik dní před vystavením automatické faktury. Můžete tak například zkontrolovat platnost objednávky nebo doplnit Individuální dodávky k dané objednávce.

Položky - Jsou základem automatické faktury. Pokud objednávka neobsahuje žadou položku, bude systém fakturovat pouze Individuální dodávky.

Fakturace

Objednávky jsou systémem každý den kontrolovány a faktury jsou automaticky vystavovány podle jejich nastavení.

Ihned po vystavení faktury jsou rozesílány odběratelům e-maily obsahující odkaz k vytištění nebo stažení faktury a v případě zapnuté volby Zasílat kopie faktur (v objednávce) bude zaslána kopie tohoto e-mailu také vám na e-mail pro fakturaci.

Fakturu si můžete kdykoliv prohlédnout nebo znovu odeslat v Administraci systému.

Upomínky

Neuhrazené faktury, kterým uplynula splatnost, mohou být automaticky upomínány zasláním informačního e-mailu. V Nastavení#Platby uživatele je možné definovat Interval upomínky, Maximální počet upomínek a také zaslání Upozornění na neplatiče vám. Upomínku je možné odeslat také ručně z přehledu faktur v Administraci.

Platby

Několikrát denně jsou kontrolovány příchozí platby prostřednictvím API spojení s bankou a ihned párovány s vystavenými fakturami. V případě úhrady Proforma faktury je okamžitě vystavena konečná Faktura-Daňový doklad a odeslán informační e-mail odběrateli. Informace o přijatých a spárovaných platbách jsou v evidenci Platby převodem.

Fakturu, která byla uhrazena jiným způsobem je možné označit za uhrazenou v evidenci Faktury. Tato úhrada je pak viditelná v evidenci Hotovostní úhrady.

Po uhrazení faktury může být odeslán automatický e-mail s poděkováním za provedenou platbu (viz. Nastavení#Platby).